200の支部の冒険者台帳をひとつに。多重登録の整理から始めた全体最適

導入前の悩み

王都の本部の下には、200の支部があります。冒険者の名簿は支部ごとに手書きで、同じ冒険者が別の支部に別の名前で登録されていることも珍しくありませんでした。そのため、本部は「ギルド全体で、何人の冒険者が、どれだけ働いているか」を正しくつかめていませんでした。

選んだ理由

• 複数の拠点を、ひとつの台帳で管理できること
• 多重登録の候補を自動で見つけられること
• 導入支援で、支部ごとの移行を一緒に進めてもらえること

導入後の変化

最初の3か月は、多重登録の整理に集中しました。名前の書き方のゆれや、古い連絡先を手がかりに、約3,200件の重複を整理しました。

台帳がひとつになったことで、本部の経営企画は、支部ごとの受注率や冒険者の稼働を毎月比べられるようになりました。

「まず数字の土台をそろえる。地味ですが、ここを飛ばすと何も始まりませんでした」（本部 経営企画）

この事例は、連載のための架空の事例です。